一、总则
1. 目的：为规范基础部、体艺部（以下简称“本部门”）分散采购行为，提高采购效率和资金使用效益，保证采购质量，依据国家相关法律法规以及学校采购管理的有关规定，结合本部门实际情况，特制定本制度。
2. 适用范围：本制度适用于本部门采购未纳入学校集中采购目录且未达到政府采购限额标准的货物、工程和服务的分散采购活动。
3. 采购原则：分散采购应遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则，确保采购过程的合法性、合理性和规范性，实现物有所值目标。
二、采购组织与职责
1. 部门采购工作小组：成立以部门负责人为组长，各教研室主任及相关教师代表为成员的部门采购工作小组，负责统筹、协调和监督本部门分散采购工作。组长职责包括审批采购计划和采购方式，对重大采购事项进行决策等；成员职责包括参与采购项目的论证、推荐供应商，协助采购工作的具体实施，监督采购过程等。
2. 采购经办人：由部门指定专人担任采购经办人，负责采购项目的具体操作。其职责主要有根据采购需求（需要签订合同的采购）编制采购文件，组织采购活动，与供应商进行沟通协调，签订采购合同，跟踪合同执行情况，办理验收和付款手续，整理和归档采购资料等，采购过程资料归档至周晶老师处。
三、采购预算与计划管理
1. 采购预算编制：按照学校要求和部门实际需求，合理确定采购项目的预算金额，并详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算单价、预算总价等内容。采购预算应与部门教学、竞赛、科研、管理等工作任务相匹配，遵循勤俭节约原则，避免浪费和不合理支出。
2. 采购计划制定：根据批准的部门预算，结合工作实际需求，制定分散采购计划，报部门负责人审批后实施采购。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、预计采购金额等信息。对于临时性或紧急性采购需求，应及时提出申请，经部门负责人批准后，调整采购计划并实施采购。
四、采购方式及适用范围
1. 询价采购：适用于采购规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的货物或服务。采购经办人应向不少于三家符合相应资格条件的供应商询价，要求供应商在规定时间内提交报价文件，采购工作小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。
2. 竞争性谈判采购：适用于采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求；或者采购项目招标后没有供应商投标或者没有合格标的，以及重新招标未能成立的货物或服务。采购经办人应成立谈判小组，制定谈判文件，确定不少于三家的供应商参加谈判，谈判结束后，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购工作小组从候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。
3. 单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购；或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购。采用单一来源采购方式的，采购经办人应在采购前向部门采购工作小组提交书面申请，详细说明采用单一来源采购方式的理由，并提供相关证明材料，经部门采购工作小组审核同意后实施采购。
4. 直接采购：适用于采购金额较小（一般指单项采购金额在5000元以下），市场供应充足，价格透明的货物或服务。采购经办人经部门负责人同意后，可直接选择信誉良好的供应商进行采购，但应做好采购记录，留存相关凭证。
五、采购程序
1. 采购申请：需求项目负责人按学校要求网上填写采购申请，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、采购原因、预计采购金额等信息，经部门负责人和学校领导审批通过后，部门采购工作小组实施采购。
2. 采购文件编制：采购经办人根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务要求、评审标准、合同主要条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。
3. 供应商选择：根据采购方式，通过公开征集、邀请、推荐等方式选择符合条件的供应商。对于询价采购和竞争性谈判采购，应向不少于三家供应商发出采购邀请；对于单一来源采购，应确定唯一供应商；对于直接采购，可根据以往合作经验或市场口碑选择供应商。
4. 评审与确定成交供应商：采购工作小组根据采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的响应文件进行评审。对于询价采购，按照报价最低原则确定成交供应商；对于竞争性谈判采购，在谈判结束后，要求供应商进行最后报价，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商；对于单一来源采购，与供应商就采购价格、服务等内容进行协商，确定最终采购方案；对于直接采购，直接与选定的供应商确定采购事宜。
5. 合同签订与履行：采购经办人应在成交通知书发出之日起规定时间内（一般为30天），与成交供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购标的、数量、质量、价格、交货时间、验收方式、付款方式、违约责任等内容。合同签订后，采购经办人应跟踪合同执行情况，督促供应商按时履行合同义务。供应商交货或提供服务后，采购经办人应及时组织验收，验收合格后方可办理付款手续。
6. 验收与付款：采购项目完成后，部门组织相关人员进行验收，项目立项人不能作为验收组组长。验收人员应根据采购合同和验收标准，对采购项目的数量、质量、规格等进行全面检查，网上填写资产验收报告。验收合格的，按照学校财务制度和合同约定办理付款手续；验收不合格的，应及时与供应商沟通，要求供应商采取补救措施或退货，如给部门造成损失的，应依法追究供应商的违约责任。
六、采购监督与管理
1. 内部监督：部门采购工作小组应加强对分散采购活动的内部监督，定期对采购项目的执行情况进行检查和评估，发现问题及时整改。采购经办人应自觉接受部门采购工作小组和其他教职工的监督，如实提供采购活动的相关资料和信息。
2. 外部监督：分散采购活动应接受学校采购管理部门、审计部门、纪检监察部门等的监督检查。积极配合相关部门的工作，如实提供采购文件、合同、验收报告、付款凭证等资料，对监督检查中发现的问题，应及时整改落实。
3. 违规处理：在分散采购活动中，如有违反本制度及国家相关法律法规的行为，将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、行政处分；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。对于供应商的违规行为，应按照合同约定和相关法律法规进行处理，列入不良供应商名单，禁止其参与本部门今后的采购活动。
七、附则
1. 本制度如与国家法律法规和学校采购管理制度相冲突，以国家法律法规和学校采购管理制度为准。
2. 本制度由基础部、体艺部负责解释，自发布之日起施行。